Na základe stúpajúcej chybovosti zákaziek a častému doručovaniu neúplnej dokumentácie z verejného obstarávania, ktoré má za následok požadovanie doplnenia dokumentácie a následné predlžovanie administratívnej kontroly VO, RO OPIS vydáva nasledovné usmernenie k predkladaniu dokumentácie z verejného obstarávania na RO OPIS.
   
1. SORO MKSR a SORO MFSR pri predkladaní dokumentácie k zákazkám s nízkou hodnotou je povinné postupovať v zmysle Usmernenia k zákazkam s nízkou hodnotou pre prioritné osi PO1, PO2, PO3, ktoré je zverejnené na webovom sídle RO OPIS v záložke „dokumenty“. Zároveň, v zmysle bodu č.79 časti 4.2.3 „Realizácia projektov“  Systému riadenia ŠF a KF verzia 4.6, SORO zverejní odporúčaný rozsah dokumentácie z verejného obstarávania pre rôzne metódy obstarávania na svojich webových sídlach a súčasne informuje prijímateľov projektov o odporúčanom rozsahu predkladanej dokumentácie. Odporúčané rozsahy dokumentácie z verejného obstarávania spolu s aktualizovaným zoznamom najčastejších porušení v procese verejného obstarávania v rámci OPIS sú zverejnené na webovom sídle RO OPIS v záložke „dokumenty“.  
 
2. Pre zrýchlenie výkonu administratívnej kontroly verejného obstarávania žiadame, aby súčasťou predkladanej dokumentácie bola prevodníkova tabuľka, ktorá priradí rozpočtové položky zo Zmluvy s dodávateľom (víťazným uchádzačom) k aktivite, ku skupine výdavkov (na základe rozpočtovej klasifikácie) a jednotlivým položkám rozpočtu Zmluvy o NFP. Prevodníkova tabuľka bude slúžiť ako dôkaz na overenie komplexného súladu položkovitého rozpočtu k zmluve o NFP so zmluvou s víťazným uchádzačom. Predmetná skutočnosť má dopad na posudzovanie oprávnenosti výdavkov nárokovaných prijímateľom a týkajúcich sa VO, nakoľko v zmysle bodu 9 kapitoly 6. Oprávnenosť výdavkov Systému riadenia ŠF a KF na programové obdobie 2007-2013 verz.4.6 je výdavok oprávnený ak spĺňa nasledovnú podmienku uvedenú pod písm.b) tj. výdavok je vynaložený na projekt schválený riadiacim orgánom pre príslušný OP a realizovaný v zmysle zmluvy o poskytnutí NFP, resp. v zmysle rozhodnutia príslušného riadiaceho orgánu o schválení žiadosti o NFP v súlade s kritériami stanovenými príslušným monitorovacím výborom.
 
3. Z administratívnych dôvodov žiadame, aby súčasťou každej predkladanej dokumentácie bola aj kópia sprievodného listu, ktorým prijímateľ predložil dokumentáciu na sprostredkovateľský orgán s jasne čitateľným dátumom prevzatia na sprostredkovateľskom orgáne.
 
4. Z dôvodu predchádzania porušenia ustanovenia § 5 ods. (12) zákona č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov vás žiadame o zabezpečenie predkladania indikatívneho harmonogramu verejných obstarávaní, ktoré bude prijímateľ realizovať v rámci projektu. Na základe harmonogramu verejných obstarávaní je možné predbežne identifikovať delenie zákazky zo strany prijímateľa (aj pri zákazkach s nízkou hodnotou pod 1000 eur, ktoré nebudú v kontrolovanej vzorke), ako i aj nevhodnému zlučovaniu rôznych nesúvisiacich predmetov zákaziek, ktoré sa môžu realizovať niekoľkými verejnými obstarávaniami.
  
5. Z dôvodu urýchlenia procesu administratívnej kontroly na stupni ex-ante (pred vyhlásením verejného obstarávania) žiadame, aby Prijímateľ zaslal dokumentáciu aj v elektronickej podobe a to vo formáte: word, docx., rtf. (nie vo formáte pdf.). Pokiaľ mu veľkosť dokumentácie umožní, tak prostredníctvom elektronickej pošty, v opačnom prípade na dátovom nosiči (napr. CD). Prijímateľ zašle dokumentáciu štandardným spôsobom t.j. prostredníctvom sprostredkovateľského orgánu OPIS.